Telefonsvarerbesked – sådan gør du

Sådan laver du en professionel telefonsvarerbesked til virksomheder

Førstehåndsindtrykket er vigtigt – særligt når det kommer til en virksomhed og en potentiel kunde, hvor det kan have indflydelse på salg og formidling af budskab. 

Selvom indtalinger og kommunikationsopgaver er forskellige, har de alle det tilfælles, at de er med til at brande din virksomhed og jeres produkter og servicer. Derfor er det ikke ligegyldigt, hvordan din firmas professionelle telefonsvarerbesked lyder.

I indlægget her vil VoiceArchive hjælpe dig med at lave en professionel telefonsvarerbesked, så din virksomhed fremstår on-brand og kan bevare det professionelle indtryk, når dine nuværende eller tidligere kunder kontakter jer. Vi vil bl.a. komme ind på velkomsthilsen, når kunden ringer uden for åbningstiden, og hvordan du bedst indtaler en professionel telefonsvarer.

Det starter med en velkomsthilsen

En velkomsthilsen på hovednummeret er det første, som en person hører, og her skal kunden føle sig velkommen og være sikker på, at vedkommende har ringet til det rigtige sted. Telefonsvarerbeskeden skal være professionel, lige til og nemt at forstå. 

Det kan lyde så enkelt som: 

”Velkommen til VoiceArchive. Vent venligst”, hvorefter der kommer en ventetone eller ventemusik.

I dag er der også mange større virksomheder, der skal have kunden sendt til den rigtige afdeling med deres henvendelse. I de situationer kan den professionelle telefonsvarerbesked lyde sådan: 

”Velkommen til VoiceArchive. For at sikre dig den bedst mulige hjælp beder vi dig om at vælge en af følgende valgmuligheder”, hvorefter de selv kan vælge, hvilken service de har behov for.

Vi vil altid fraråde at gøre brug af en telefonsvarer i dagtimerne, der ikke har til formål at sende kunden videre til den rigtige afdeling – særligt hvis I har en åbningstid. Der er næsten ingen, der rent faktisk lægger en besked, og du mister derfor salgspotentiale. Det kan ses som dårlig kundeservice og manglende interesse for forbrugerne. 

Det er sjældent, at kunder ringer uden grund, og hvis de har ringet i en weekend, er det for at få din hjælp. Hvis de ringer uden for åbningstiden, er det vigtigt, at du informerer dem i din professionelle telefonsvarerbesked om, hvornår de kan ringe igen:

”Velkommen til VoiceArchive. Du har ringet uden for vores åbningstider. Vi har åbent fra mandag til fredag kl. 08:30-16:00.”

Din professionelle telefonsvarer skal først og fremmest informere kunderne om, at de ringer uden for åbningstiden, i frokostpausen mv., og derefter skal du fortælle, hvornår I rent faktisk har åbent. Du skal ikke oplyse jeres e-mailadresse; havde de været interesseret i at skrive, var de gået på nettet for at gøre det. 

Husk også at have indtalinger til ferieperioder og helligdage. 

Ja, du kan sagtens selv indtale din professionelle telefonsvarerbesked. Dog skal du være sikker på, at du har styr på det tekniske, og at du har den stemme, som du vil forbinde med din virksomheds identitet. Det er nemlig ikke ligegyldigt, hvilken lyd du vælger til din professionelle telefonsvarerbesked.

Skal det være en kvindelig eller mandlig speak, og skal tonen være formel eller uformel? Telefonstemmen skal nemlig udtrykke jeres kultur, værdier og identitet. Derfor skal du have elementer som dialekt, stemmeføring, toneleje og hastighed in mente, og du skal samtidig overveje, hvordan det vil bidrage til førstehåndsindtrykket i firmaets professionelle telefonsvarerbesked.

Sådan indtaler du din professionelle telefonsvarerbesked

1. Din speak skal være kort, klar og tydelig og kun indeholde de vigtigste informationer. 
2. Navn og firmanavn skal indtales tydeligt, så kunderne ikke er i tvivl om, hvem de har ringet til. Du kan eventuelt også nævne åbningstiden, hvis de har ringet uden for åbningstiden. 
3. Drop de forudindtalte beskeder, hvor du kun skal sige dit navn – og særligt hvis du er en virksomhed. Det virker upersonligt og sjusket.
4. Skriv gerne et manuskript, så du er sikker på at få det hele med, og øv dig på det. Få gerne andre til at lytte med, så du er sikker på, at du har al den nødvendige information med. 
5. Hvis der kan lægges beskeder på virksomhedens telefonsvarerbesked, skal I faktisk lytte til beskederne og ikke ringe op uden at have gjort det. Ellers kan I lige så godt droppe med at opfordre til det. 
6. Husk den gode lyd. Du skal have fingrene i en god mikrofon og være et sted, hvor der ikke er baggrundsstøj. 
7. Vælg den rette stemme. Stemmen har stor betydning for indtrykket, og du skal have den tilpasset din kundebase.